Статья 2
Отличие управленческого и бухгалтерского учета

Достаточно часто приходится слышать вопрос – в чём разница между управленческим и регламентированным (бухгалтерским) учётом при работе с  программой  1С?

Если определённое количество людей интересуется данным вопросом, то смеем полагать, что намного большее количества народа также не знает ответа на данный вопрос, но по тем или иным причинам его не задает. Психологический аспект данного момента понять легко - руководителям, финансовым менеджерам либо бухгалтерам неприятно осознавать тот факт, что они  чего-то знают, либо знают не до конца. Многие попросту могут стесняться задавать такие вопросы. Но, тем не менее, современная жизнь не стоит на месте и требует от нас постижения всё новых навыков и знаний. Не зря лозунгом одного из крупнейших и успешных украинских финансовых учреждений является фраза :

 «    - В этом мире постоянным является только наличие изменений  ».

Мы  с этой фразой согласны  на все 100% и поэтому,  пользуясь  случаем, позвольте попробовать внести свой вклад и поделиться знаниями.

Итак , ближе к делу. Постараюсь излагать доступно и на примерах. Начнём с вопроса:  какие цели преследует ведение бухгалтерского учёта на предприятии ? Можно сколько угодно долго дискутировать о регистрации хозяйственных операций и о дебете с кредитом, но наше субъективное мнение таково: бухгалтерский учёт существует только потому, что государство требует и жёстко контролирует сдачу отчётности и правильность отчисления налогов и сборов. 

Не пытаясь преуменьшить роль бухгалтерского учёта, смею предположить, что нужен он больше не руководителю,  и уж тем более не бухгалтеру, а в первую очередь государству, для обеспечения фискальных и контролирующих функций. Но разница между бухгалтерским и управленческим учётом возникает как раз по причине того, что руководителя интересуют совсем иные вопросы, да и проблемы и цели  перед  ним стоят совсем другие. Цель управленческого  учета -  ответить на вопросы, на чем предприятие зарабатывает деньги и как оно их тратит, какой из выпускаемых продуктов или какое направление бизнеса приносит наибольшие доходы, какова эффективность того или иного управленческого решения (на практике зачастую ответить на данные вопросы достаточно непросто - продукт/услуга,  считающаяся выгодной, реально может быть убыточной). Кроме того, управленческий учет позволяет планировать деятельность, оценивать работу сотрудников и является достаточно тонким инструментом мотивации. В случае если бы те данные, которые нам может предоставить бухгалтерский учёт, удовлетворяли потребности руководителя, то никому бы и в голову не взбрело придумывать ещё какие- то виды учёта, в этом просто не было бы необходимости…

Наверное, нет необходимости доказывать, что информация и знания являются важнейшими экономическими ресурсами современного бизнеса. Для того чтобы управлять, надо контролировать, для того, чтобы контролировать, нужно измерить!

Система учета на предприятии подразделяется, как правило, на две подсистемы - внешнюю, финансовую, и внутреннюю, управленческую. Такое разделение обусловлено различием в целях и задачах внешнего и внутреннего учета.

 

Рис 1. Ведение различных видов учета (бухгалтерский или управленческий) в 1С:Предприятие 8 регистрируются галочками во всех первичных документах.

Финансовая отчетность предназначена в основном для внешних (по отношению к предприятию) пользователей. Потребителями информации при этом являются государственные налоговые органы, биржи, банки, финансовые институты, поставщики и покупатели, потенциальные инвесторы. Финансовая отчетность не представляет собой коммерческой тайны компании, она открыта к публикации и, как правило, заверяется независимой аудиторской организацией. Ведение финансовой бухгалтерии для предприятий и фирм является обязательным. Стандартизованная финансовая отчетность позволяет достаточно легко сравнивать балансы и обороты нескольких предприятий, чем бы и как они не занимались. При этом не требуется глубоко вникать в структуру и существо бизнеса предприятий. Это некоторый способ абстрагирования от значительных внутренних различий в устройстве бизнеса предприятий. Финансовые отчеты позволяют составить представление о финансовом положении предприятия, но не несут в себе данных о том, каким образом это финансовое положение было достигнуто. Международные бухгалтерские стандарты, основные принципы учета имеют отношение именно к системам финансового учета.

В финансовом (внешнем) учете создается информация о текущих расходах по основным направлениям этих расходов, доходах фирмы, о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, о размерах финансовых инвестиций и доходов от них, состоянии источников финансирования и т.п. Одна из основных задач такой бухгалтерии - достоверность учета финансовых результатов деятельности предприятия, его имущественного и финансового состояния. Финансовый учет всегда представляет предприятие как единое целое и использует только фактические данные (то, что уже произошло).

Управленческий учет - это идентификация, измерение, сбор, систематизация, анализ, разложение, интерпретация и передача информации, необходимой для управления хозяйственными объектами. Это система, обеспечивающая руководство фирмы информацией, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Правильно поставленный управленческий учет позволяет получить информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности фирмы и планирования дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

Управленческий учет обладает возможностью решить четыре главные проблемы, охватывающие различные периода времени:

  1. Учет задолженности - прошлое;
  2. Принятие решений - настоящее;
  3. Контроль - настоящее;
  4. Планирование - будущее.

Рис.2 При отнесении первичного документа только к управленческому учету он не делает бухгалтерских проводок.

Управленческий учет - это больше, чем внутренняя бухгалтерия. Пользователями управленческого учета являются менеджеры всех уровней управления бизнесом предприятия. Управленческий учет использует не только фактические данные о совершенных операциях, но и оценочные данные (аналитика), данные о возможных событиях в будущем (планы и бюджеты). Управленческий учет представляет информацию для пользователей не только в денежном выражении и не только количественную, но и качественную (какой из видов деятельности или отделов наиболее прибылен и, что самое важное, почему).

Информация управленческого учета обычно представляет собой коммерческую тайну предприятия, не подлежит публикации. Администрация фирмы самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность представления внутренней - управленческой - отчетности. Эта учетная система не регламентируется законодательством.

А теперь, как мы и обещали, переходим к примерам, которые позволят наглядно ощутить разницу:

Пример №1:

Не вдаваясь в подробности и в цели – зачастую несколько юридических лиц, либо частных предпринимателей, оформленных на СПД, по сути своей, фактически являются целым и неразделимым бизнесом. И не зависимо от того, что бухгалтерский учёт ведётся от имени нескольких субъектов хозяйствования, владельцу всегда важно оценивать бизнес в целом. Ведь если одно юридическое лицо производит продукцию, а второе её реализует, то полную картину мы увидим только консолидируя информацию по активам, пассивам , доходам и расходам данных юридических лиц. И при возникновении такой потребности бухгалтерский учёт нам наверное не поможет, зато программа управленческого учёта , к примеру  1С:УНФ  и  1С:УТП, на данный вопрос ответит с лёгкостью.

 


Рис.3,4. Отнесение данных к управленческому учету происходит при помощи т.н. регистров, а именно внутренних возможностях программы 1С, способных хранить информацию о движениях управленческих данных первичных документов.

Пример № 2:

Представим ситуацию, что на наше предприятие приходит потенциальный покупатель со сложным эксклюзивным заказом. Для выполнения данного заказа нам необходимо определённое количество комплектующих. Возникает ряд вопросов : нужно чётко понимать сколько комплектующих у нас есть на складе, какова их себестоимость,  сколько комплектующих необходимо дополнительно заказать у поставщиков, в какой срок они будут доставлены и по  какой цене , какова длительность производственного цикла учитывая то, что заказ эксклюзивный. На ряд этих вопросов опять же ответит управленческий учёт, но не ответит бухгалтерский. Следует сделать оговорку- на часть вопросов бухгалтерский учёт всё же ответит, но ответы будут отличаться от тех, которые предоставит управленческий учёт. Связано это с тем что бухгалтерский учёт фиксирует операции с некой задержкой – т.е. то сколько у нас сегодня материалов на складе, знать мы будем условно к концу месяца. А также с тем, что бухгалтерский учёт не учитывает расходы, по которым мы не можем предоставить подтверждающих документов. К примеру –оплату грузчикам наличными в бухгалтерском учёте мы не увидим, в управленческом  же имеет возможность отнести данные затраты на себестоимость материалов, которые эти грузчики разгружали, и экономически это будет правильно и обосновано.

Пример № 3

Представим пример из жизни: на нашем предприятии есть несколько направлений деятельности (продажи, производство, услуги) и как метод мотивации персонала мы предлагаем премию сотрудникам того направления, которое обеспечит в данном месяце наибольшую прибыль предприятию. Но для этого прибыли и убытки нам нужно чётко разделить между направлениями деятельности.  При этом не забыть про административные расходы и прочие постоянные расходы, которые могут быть распределены различными способами. Традиционно, для этих вопросов, чёткий ответ не получить средствами бух. учёта.

Рис.5. Все отчеты, не относящиеся к бухгалтерским (оборотно-сальдовая ведомость, журнал ордер и др.) строятся на основе данных управленческого учета, т.е. данных находящихся в регистрах программы 1С:Предприятие 8.

 

Пример № 4

Реалии современного бизнеса таковы, что зачастую у предприятия возникают затраты, которые мягко говоря нельзя отразить в бух. учёте. Такие, скажем, как представительские расходы, «благотворительная помощь» оказанная различными государственным органам и т.д. Но данные расходы напрямую влияют на прибыльность нашего бизнеса, и без их учёта мы не увидим реальной картины, и не узнаем с какой прибылью (убытком) закончило предприятие период, какую себестоимость закладывать в реализуемую продукцию. Здесь нас в очередной раз выручает управленческий учёт, ведь мы его ведём для себя, и по своим правилам, и поэтому со спокойной душой и чистой совестью можем отразить все расходы которые понесли.

Пример № 5

Актуальные для производства ситуации –как составить прогноз постоянных и переменных расходов, себестоимости материалов и уровня продаж, чтобы в зависимости от этих показателей рассчитать уровень цен реализуемой продукции, таким образом, чтобы обеспечить предприятию не только безубыточность, но и потенциал к развитию. Как Вы уже догадались- бух. учёт слабый помощник в данных вопросах, он создан не для этих целей.

  Пример № 6:

 Существуют хозяйственные операции, которые не отражаются в бухгалтерском учёте, но тем не менее их отслеживание очень важно для руководителя чтобы держать руку на пульсе событий, такие скажем, как перемещение товаров между складами предприятия, резервирование запасов под заказы покупателя, расчеты наличными с теми поставщиками и покупателями с которыми у нас сложились доверительные отношения, и которые мы в силу разных причин не можем отразить в бух. учёте.

Пример № 7:

Программа автоматизации управленческого учёта позволяет планировать и фиксировать события и данные такие, скажем, как предстоящий звонок клиенту, совещание, планируемый заказ у поставщика, схемы проезда к клиенту, внутренний документооборот предприятия для служебного пользования. Всё это не представляет ценности для бухгалтера, но является очень важным для руководителя, снабженца, менеджера по продажам …

 Надеюсь, не утомили Вас примерами...

Попытаемся резюмировать написанное выше: управленческий учет ведётся на предприятии не для налоговой и не для статистики, он ведётся для руководителя и по правилам которые устанавливает руководитель, дабы владеть полной, достоверной и оперативной информацией о собственном предприятии.